कार्यालय की अव्यवस्था को दूर करने के लिए सबसे पहले उन कारकों की समझ की आवश्यकता होती है जो अव्यवस्था में योगदान करते हैं। यह प्रक्रिया जितनी यांत्रिक है उतनी ही मानसिक भी। आयोजन प्रक्रिया शुरू करने से पहले, अपने आप से अपनी अव्यवस्था के बारे में कठिन प्रश्न पूछें:
क्या मौजूदा प्रणालियाँ काम पूरा कर रही हैं, या वे अव्यवस्था में योगदान दे रही हैं?
क्या रखरखाव की कमी एक कारण है?
क्या आपकी चीज़ें अपने उचित स्थान पर हैं लेकिन चीज़ें बहुत अधिक हैं?
क्या प्रत्येक गतिविधि के लिए पर्याप्त स्थान आवंटित किया गया है?
एक बार जब आप अपनी अव्यवस्था के कारणों पर अच्छी तरह से गौर कर लें, तो एक कार्यालय वातावरण का नक्शा तैयार करें जो आपको व्यवस्था बनाए रखने की अनुमति देता है। यहां आपको क्या करना है:
पर्याप्त फर्नीचर में निवेश करें।कार्यालयों को एक स्पष्ट कार्य क्षेत्र की आवश्यकता होती है, और इसका अर्थ है कंप्यूटर हार्डवेयर और परिधीय उपकरणों के लिए पर्याप्त स्थान, संदर्भ सामग्री के लिए एक स्थान, फ़ाइल स्थान और अक्सर संदर्भित आपूर्ति और कागज के लिए एक स्थान प्रदान करना। सुनिश्चित करें कि आपका कार्यालय फर्नीचर काम और भंडारण के लिए पर्याप्त जगह प्रदान करता है।
गतिविधि केंद्र स्थापित करें.कार्यालय को तीन गतिविधि क्षेत्रों में विभाजित किया जाना चाहिए: कार्य केंद्र, जिसमें एक स्पष्ट कार्य स्थान, कंप्यूटर और अक्सर उपयोग किए जाने वाले कार्यालय उत्पाद शामिल हैं; संदर्भ केंद्र, जिसमें बाइंडर, मैनुअल, शब्दकोश और पेशेवर किताबें और सामग्री शामिल हैं; और आपूर्ति केंद्र, जिसमें कागज और अन्य कार्यालय आपूर्तियाँ शामिल हैं।
हार्डवेयर और पेरिफेरल्स को ठीक से रखें।उपयोग की आवृत्ति के आधार पर अपने उपकरण की स्थिति निर्धारित करें। यदि प्रिंटर का उपयोग प्रतिदिन किया जाता है, तो यह आसान पहुंच के भीतर होना चाहिए। यदि सीपीयू का उपयोग केवल समस्या निवारण के लिए किया जाता है, तो इसे डेस्क के नीचे या बगल में रखा जा सकता है। यदि स्कैनर का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है, तो इसे कार्य क्षेत्र के बाहर रखा जा सकता है। हार्डवेयर सेट करते समय, ड्राइव, ट्रे और कॉर्ड तक पहुंच के प्रति सचेत रहें। दराजों तक पहुंच को अवरुद्ध न करें या उलझी हुई डोरियों से पैर रखने की जगह न घेरें।
एक कागज-प्रसंस्करण क्षेत्र स्थापित करें।अपने कार्य केंद्र के भीतर उन कागजात के लिए एक क्षेत्र स्थापित करें जिन पर तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है। ग्राहकों या चल रही परियोजनाओं से जुड़े कागजों को ऐसे क्षेत्र में रखें जो आसानी से पहुंच योग्य हो और आपकी नजर में हो। आपके द्वारा संदर्भित कागजात के लिए एक स्थायी फाइलिंग प्रणाली स्थापित करें, लेकिन नियमित आधार पर नहीं।
